Perinteisesti asunto-osakeyhtiön osakas on voinut osallistua yhtiökokoukseen osakeluettelomerkinnän perusteella tai esittämällä luotettavan selvityksen omistusoikeuden siirtymisestä, kuten kauppakirjan. Osakeluettelon siirto Maanmittauslaitokselle (MML) vuoden 2023 aikana on muuttanut tätä käytäntöä.
Sähköinen omistajamerkintä osakehuoneistorekisterissä oikeuttaa osallistumaan yhtiökokoukseen
Nykyisin osakas voi osallistua yhtiökokoukseen, jos hänet on kirjattu osakeluetteloon tai osakehuoneistorekisteriin MML:n ylläpitämässä järjestelmässä viimeistään täsmäytyspäivänä, eli yhtiökokousta edeltävänä päivänä. Osallistumisoikeus kattaa läsnäolo-, puhe-, kysely- ja äänioikeuden. Uusien osakkaiden tulee tehdä kaupan jälkeen omistuksensa rekisteröinti kahden (2) kuukauden kuluessa omistajanvaihdoksesta Maanmittauslaitokselle, lisätietoa asiasta täältä. Maanmittauslaitoksen erittäin pitkät ruuhkat osakerekisterimerkintöjen käsittelyssä tulevat aiheuttamaan jälleen haasteita kevään yhtiökokouksissa. Arvioidun käsittelyajan, tällä hetkellä 6 kuukautta, voi tarkistaa Maanmittauslaitoksen sivuilta.
Uusi osakas voi myös osallistua ja äänestää yhtiökokouksessa, mikäli hän saa myyjältä valtakirjan.
Omistajatiedot ja niiden muuttaminen
Koska Maanmittauslaitos ylläpitää asunto-osakeyhtiön osakeluetteloa, ei isännöintitoimistolle voi ilmoittaa varsinaisia omistajamuutoksia. Taloyhtiö saa ilmoituksen uudesta omistajasta Maanmittauslaitokselta sähköpostitse tai postitse, mikä toimii virallisena vahvistuksena omistajamerkinnästä. Myös mahdolliset virheet tai puutteet omistajamerkinnöissä tulee käsitellä suoraan Maanmittauslaitoksen kanssa. Uuden omistajan on kuitenkin hyvä olla isännöintitoimistoon yhteydessä heti omistajamuutoksen jälkeen, jotta vastikemaksut ja muut velvoitteet saadaan hoidettua ajallaan.