Sähköinen huoneistotietojärjestelmä kokoaa 1,5 miljoonan osakehuoneiston tiedot yhteen järjestelmään, poistaen paperiset osakekirjat ja mahdollistaen sähköiset asuntokaupat. Järjestelmä on ollut käytössä jo pari vuotta, mutta vasta tämän vuoden aikana merkittävä määrä taloyhtiöitä on siirtymässä järjestelmän piiriin. Tekniset rajapinnat isännöintijärjestelmille ovat auki ja lähikuukausien aikana ohjelmistotoimittajat saavat tarvittavat muutokset ohjelmistoihin tehtyä. Toistaiseksi suosituksena on ollut, etteivät ammattimaiset isännöintitoimistot tekisi siirtymistä ns. manuaalisesti vaan odottaisit ohjelmistojen rajapintojen valmistumista.
Sähköinen huoneistotietojärjestelmä pitää sisällään kootusti asuinhuoneistoa koskevat tiedot omistajamerkintöineen. Perinteiset paperiset osakekirjat siis menettävät merkityksensä, tieto omistajuudesta löytyy huoneistotietojärjestelmästä. Muutos on merkittävä myös taloyhtiön kannalta, enää isännöitsijä ei pidä yllä osakeluetteloa, vaan myös taloyhtiö joutuu omistajatiedot tarkistamaan huoneistotietojärjestelmästä. Tästä johtuen isännöintiohjelmistojen ja Maanmittauslaitoksen ylläpitämän huoneistotietojärjestelmän keskusteluyhteydet ovat kriittisen tärkeitä. Kyse on myös kustannuksista: Maanmittauslaitos veloittaa verkkolomakkeella tilatuista osakeluetteloista tai osakehuoneistotulosteista hinnaston mukaisen veloituksen (vuonna 2021 18,00 euroa), mutta isännöintiohjelmiston rajapinnan kautta isännöitsijä saa veloituksetta tiedot muutoksista (asuntokaupoista), mahdollistaen oman ajantasaisen luettelon ylläpidon.
Järjestelmän käyttöönotto on useamman kerran viivästynyt, viimeisimmän kerran määräaikaa pidennettiin tammikuussa 2021 siten, että taloyhtiön osakeluettelot tulee olla siirrettynä 31.12.2023 mennessä. Sähköisen huoneistotietojärjestelmän käyttöönotto edellyttää taloyhtiössä hallituksen päätöksen, varsinainen prosessi tapahtuu isännöitsijän toimesta. Muutoksen myötä asuntokaupan jälkeen ei ole enää tarpeen toimittaa isännöitsijälle kauppakirjoja osakerekisteröintiä varten, vaan kaupan osapuolet tekevät muutoksen suoraan huoneistotietojärjestelmään. Taloyhtiön tehtyä siirtymän sähköiseen huoneistotietojärjestelmään, taloyhtiöllä ei enää ole edes mahdollisuuksia tehdä omistajamuutoksia itse.
Isännöintiohjelmistomme päivitysten myötä siirrymme asteittain siirtämään asiakastaloyhtiömme osakeluettelot huoneistotietojärjestelmään. Alustavan aikataulun mukaan osakeluetteloiden tarkastukset tehdään kesä- ja heinäkuussa, varsinainen siirtotyö elo- ja syyskuussa. Ilmoitamme taloyhtiökohtaisesti kun muutostyö on tehty. Taloyhtiön tekemän siirron jälkeen osakkeenomistajan tulee hakea sähköistä omistajamerkintää 10 vuoden kuluessa. Sähköisen omistajamerkinnän toteuttamiseksi paperinen osakekirja toimitetaan Maanmittauslaitokselle mitätöitäväksi. Käytännössä pankit tulevat hoitamaan rekisteröinnin osakkeenomistajan puolesta. Niin halutessaan osakkeenomistaja voi pyytää mitätöidyn osakekirjan itselleen muistoksi erillistä Maanmittauslaitoksen 10 euron veloitusta vastaan. Mikäli taloyhtiön osakeluettelo on huoneistotietojärjestelmässä, tulee sähköinen omistajamerkintä tehdä ennen mahdollista asuntokauppaa. Jatkossa omistusoikeuden siirto edellyttää sähköisessä järjestelmässä molempien osapuolten, myyjän ja ostajan hyväksynnän.
Lisätietoja huoneistotietojärjestelmästä: Huoneistotietojärjestelmä
