Isännöitsijöiden kiireisin aika alkaa olemaan käsillä, kevään yhtiökokoukset ovat jo nurkan takana. Mitä kaikkea kiireinen kevät pitää isännöitsijälle sisällään? Ainakin paljon kokouksia ja työtunteja, mutta myös taloyhtiön pitkän aikavälin tulevaisuuden suunnittelua.
Vaikka taloyhtiön tilikausi voi olla mikä tahansa kahdentoista kuukauden jakso, yleisimmin tilikausi on nimenomaan kalenterivuosi ja yhtiökokouksia on vuodessa vain yksi, keväällä pidettävä varsinainen yhtiökokous. Tämä ajallinen keskittyminen aiheuttaa isännöitsijöille ja isännöintitoimistoille keväälle erittäin suuren työkuorman. Isännöitsijällä on isännöintitoimiston toimintatavoista sekä taloyhtiöiden koosta riippuen taloyhtiöitä hoidossa viidestä viiteenkymmeneen, eli haitari on erittäin suuri. Yleisimmin (tarkalleen ottaen 30 prosentilla, Isännöintipalkkiot 2017, Kiinteistöliitto) isännöitsijöistä kohteita on hoidettavana 20-29 kappaletta. Tämä tarkoittaa keväälle jopa viidenkymmenen iltakokouksen ruljanssia. Pitkiä päiviä, aikataulutusta sekä kotiväen ymmärrystä vaativa urakka.
Kevään valmistelu on käynnistynyt jo edellisen vuoden puolella. Viimeistään joulukuun aikana tavoitteena on saada mahdollisimman paljon tilikaudelle kuuluvista laskutuksista ja laskujen maksuista hoidettua, kuten myös toimintakertomusten ja muiden asiakirjojen pohjat sekä mahdolliset ulkoasulliset päivitykset. Vuoden vaihtuessa alkaa tilinpäätösten kasaaminen, toimintakertomusten laadinta sekä sähköisen aineiston kasaaminen. Isännöitsijä tekee myös luonnoksen talousarviosta ja kunnossapitotarveselvityksestä, hahmotellen samalla tulevien vuosien korjauksia.
Seuraavassa vaiheessa isännöitsijä kontaktoi hallitusta ja pyrkii sopimaan yhteisen ajankohdan hallituksen kokoukselle. Tämä sinänsä helpolta kuulostava tehtävä muuttuu hankalaksi siinä vaiheessa, kun tulisi löytää useammalle henkilölle sopiva kokousajankohta, ja kun sinulla on esimerkiksi kahdeksan vastaavaa kokousajankohdan kyselyä käynnissä yhtäaikaa. Ja kun jonkun taloyhtiön hallituksen jäseniltä ei meinaa sopivia kokousajankohtia ilmaantua… Pieni pyyntö: jos isännöitsijä kysyy sopivaa kokousajankohtaa useampaa päivää ehdottaen, vastaathan ripeästi ja kaikki sopivat ajankohdat ilmoittaen. On erittäin todennäköistä että isännöitsijä on niitä samaisia päiviä ehdottanut myös muille taloyhtiöille ja keväällä isännöitsijän kalenterin rakentaminen on vertailukelpoista monimutkaisen palapelin rakentamiseen.
Eikö isännöitsijälle pulla maistu kokouksessa?
Kevällä 50 kokousta, 50 kokouspullaa, 300 kilokaloria kappale, yhteensä 15 000 kilokaloria, liki 2,5 kiloa lisää elopainoa ennen juhannusta. Ei kiitos, en ota tällä kertaa.
Hallituksen kokouksessa tilinpäätökseen ei yleensä enää tule muutoksia, mutta talousarviota ja kunnossapitotarveselvitystä usein hieman tarkennetaan. Tässä vaiheessa myös tulevan vuoden remontit tulisi olla jo vahvasti mielessä, urakoitsijoiden kalenterit täyttyvät etenkin suurten remonttien osalta viimeistään alkuvuodesta.
Hallituksen käsittelyn jälkeen tilinpäätös siirtyy tilin- tai toiminnantarkastajan pöydälle, viettäen siellä tapauksesta riippuen päivästä kuukauteen. Isännöitsijät arvostavat kovasti niitä tilin- tai toiminnantarkastajia, joiden tarkastuskohteiden perään ei joudu useamman kerran soittelemaan ja muistuttamaan tarkastuksen suorittamisesta. Jo pelkästään logistiikka esimerkiksi 25 tilinpäätöksen ja tilintarkastajan kanssa on oma operaationsa, vaatien omat muistiinpanonsa pelkästään pysyäkseen selvillä missä tilinpäätös on kulloinkin menossa, useinhan taloyhtiöllä on kaksi tilin- tai toiminnantarkastajaa. Isännöitsijälle tulee siis huolehdittavaksi 75 logistista haastetta: tuleeko tilintarkastaja hakemaan, vienkö itse hänelle vai laitetaanko lähetys postin armoille.
Yhtiökokouskutsut lähetetään lähtökohtaisesti tilin- tai toiminnnatarkastuksen jälkeen, viimeistään kaksi viikkoa ennen yhtiökokousta. Ennen kutsujen toimittamista on isännöitsijä jo varannut kokouspaikan ja sopinut mahdollisista tarjoiluista. Pienessä isännöintitoimistossa kopiokone joutuu koville kevään kopiointiruljanssissa, suuremmat toimistot käyttävät ulkopuolisia kopiointi- ja postituspalveluita.
Yhtiökokoukset, samoin kuin hallituksen kokoukset, alkavat yleisesti arki-iltaisin kello 18.00. Tässä vaiheessa isännötsijällä on yleensä takanaan jo täysi työpäivä. Kokouksen venyessä jopa iltakahdeksaan, tulee työpäivälle pituutta. Yhtiökokouksen jälkeen jäljellä on vielä paitsi vastikkeiden toimitus, myös kokouksen päätösten toimeenpano. Unohtamatta tietenkään niitä useita pienempiä asioita, joita osakkeenomistajat tuovat yhtiökokouksessa hallituksen ja isännöitsijän tietoon.
Juhannuksen koittaessa isännöitsijä voi jo hieman huokaista helpotuksesta, kokousten täyttämästä keväästä on selvitty ja kesäloma häämöttää. Kesällä ja syksyllä paitsi tehdään keväältä kenties rästiin jääneitä vähemmän kiireisiä töitä, myös tasataan työkuormaa ja pidetään muutama ylimääräinen vapaapäivä. Kevät on myös suuresta työmäärästä johtuen usein ainoastaan työtä, ammatillisen osaamisen kehittämiselle löytyy aikaa vasta syksyllä, kuten myös myyntimiesten tai yhteistyökumppanien pidemmille tapaamiselle.
Kuten jokaisessa ammatissa, myös isännöitsijän ammatissa on hyviä ja huonoja puolia. Isännöitsijällä kevään kiiret ovat ehdottamasti se huonoin asia. Jotta keväästä selviää mahdollisimman hyvin, korostuvat hyvät ajanhallintataidot, asianmukaiset ohjelmisto ja muut laitteistot sekä ennenkaikkea hyvät työkaverit ja positiivinen ilmapiiri.